気ままな宇宙人

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Googleドキュメントを公開・共有する際に注意すること

Googleドキュメントを公開・共有する際にいくつか気をつけたほうがいいのではないかなと思ったので書かせていただきたいと思います。

そもそも、Googleドキュメントを単にWebページとして公開する事と編集権限を与えて共有する場合の事をあまり考えずにデータをGoogleドキュメントとしてWeb上に公開されているデータがかなり多いので書いておきたいと思います。

と、思ったのもmixiアプリの攻略法のページを探していたのですが、誰でも自由に編集できる状態になっていたのが気になったもので記事にしてしまっただけなのですが...

今回の目次
0.ドキュメントやWebページとして公開する際の注意点
1.単にWebページとして公開する。
→ただ単にこういうデータがありますよという紹介をしたい場合に

2.不特定多数の人にGoogle Docsのコピーは許すが、元のファイルの変更を許さない場合の公開方法
→データは自由にいじってもらいたいが、元のデータに変更を加えられたくない場合に

3.許可したGoogleアカウントに対して編集権限、表示権限を与える。
→知り合いのみとデータを共有する場合に

4.もし、予期せずデータが変更されてしまったら

0.ドキュメントやWebページとして公開する際の注意点
GoogleドキュメントにおけるWebページとして公開とドキュメントとして公開する場合にはそれぞれで公開設定が必要です。
たとえば、Webページの公開をやめたからといって、ドキュメントの公開も終わるということではなくそれぞれの設定が必要ということです。
1.普通にWebページやブログに貼り付けて公開する場合
webページとして公開
詳しくはGoogleスプレッドシートをWebサイトに貼り付ける方法としてIDEA*IDEAさんのWebページで公開されているのでそこで見てみるといいでしょう。



Google ドキュメントの共有に関すること

2.不特定多数の人にGoogle Docsのコピーは許すが、元のファイルの変更を許さない場合の公開方法
Googleドキュメントのトップページ(http://docs.google.com/)で共有したいファイルにチェックをつけ共有タブの共有するリンクを取得を選択します。
設定

次に出てくる画面で不特定のユーザーにリンク先のアイテムの表示を許可する(ログイン不要)にチェックを入れます。(編集を許可のほうにはチェックを入れない事)

これで公開したデータは、不特定多数の人にGoogle Docsのコピーはできますが、編集はできないような設定となります。
方法2
Googleドキュメントのトップページ(http://docs.google.com/)で共有したいファイルにチェックをつけ共有タブのアクセス権限のあるユーザーを表示を選択します。
アクセス権限

Google Docsの公開設定で"ログインしないで表示ができるようにする"に設定しましょう。
設定
表示させたいドキュメントのURLをWebページに貼り付ければ大丈夫です。

ここで、ログインしないで編集できるようにすると、Wikipediaのように利用できますが、データが誰でも編集できてしまうので、Googleドキュメントに慣れていなユーザーが使うようなページでは、編集権限を与えないほうがいいのではないでしょうか?
また、少数のグループで編集し他の人にはコピーを許すという場合には、"ログインしないで表示できるようにする"にして招待するから他のユーザーアカウントに対して編集権限を与えましょう。



3.許可したGoogleアカウントに対して編集権限、表示権限を与える。(または、自分以外に見えないようにする)
Googleドキュメントのトップページ(http://docs.google.com/)で共有したいファイルにチェックをつけ共有タブのアクセス権限のあるユーザーを表示を選択します。Google Docsの公開設定で"常にログインが必要"ができるようにするに設定しましょう。
このときにどのユーザーにも表示・編集権限を与えないとオーナーである自分しか見られないように設定されます。

他のユーザーと共同編集したい場合には、招待するから招待しましょう。


もし、予期せずデータが変更されてしまったら

もし、予期せずデータが変更されてしまったらどうすればいいのでしょう?
変更されたファイルを開きファイル→変更履歴を表示をすると今までのデータが見られるので元のデータを取っておきましょう。
(スプレッドシートの場合、ドキュメントの場合は変更履歴を表示ではなく変更履歴)
変更履歴

まぁ、この機能もどこまでさかのぼれるかなどが僕はよくわからないので大事なファイルや元となるファイルはローカルに保存しておくのが一番であるとは思います。


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コメント

グーグルドキュメントについて

はじめまして

グーグルドキュメントについて、お聞きしたいことがあり
ます。

現在、グーグルドキュメントのフォームを使用してアンケートを作成しています。アンケート作成後、解答を得るとグラフ表示されます。解答者だけが、そのグラフを閲覧できるようにしたいのです。

他のサイトで”招待する”の項目から、解答者に限定して公開できるような書き込みがありました。しかしこのWEBページ(気ままな宇宙人)の説明画像にある、”招待する”の項目が現在のグーグルドキュメントのフォームにはありません。

解答者とアンケート結果を共有することは、現在もできると思うのですがよくわかりません。

お忙しいとは思いますが、教えて頂けないでしょうか。
宜しくお願い致します。。

No title

BAFETTOさん
こんにちは
12/3あたりまでは時間がないのでそれが過ぎたら記事にまとめてみたいと思います。すみません。
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